Galimybių studija, kaštų - naudos analizė
Atlikus informacinių technologijų auditą, paprastai aiškėja išvados, ką būtina keisti iš esmės. Tačiau norai ir galimybės ne visada sutampa. Patartina atlikti galimybių studiją ir įvertinti įmonės pasirengimą pokyčiams. Tai atsakymai į penkis svarbiausius klausimus:
- Ar yra aiškios priežastys esminiams informacinių sistemų pokyčiams ?
- Ar užtenka resursų ir kompetencijos ?
- Ar dabar tinkamas laikas pokyčiams ?
- Ar yra pakankamas projekto rėmimas iš aukščiausios vadovybės pusės ?
- Koks yra kaštų-naudos analizės rezultatas ?
Šis klausimas tik iš pirmo žvilgsnio atrodo trivialus. Iš tiesų viskas ne taip paprasta. Nepasitenkinimas esamomis sistemomis gali kilti dėl įvairiausių priežasčių. Lygiai taip pat įvairūs yra ir problemų sprendimo būdai. Technologinės problemos, pavyzdžiui, greitaveika, kartais gali būti sėkmingai išspręstos atnaujinus aparatūrinę įrangą arba pritaikius tam tikras priemones esamoje sistemoje (pavyzdžiui, duomenų archyvavimą arba ataskaitų vykdymo perkėlimą į naktį). Blogo sistemos aptarnavimo bėdas galima išspręsti, pakeitus aptarnavimo paslaugos tiekėją arba tinkamai sureguliavus santykius su esamu. Vartotojų pasipriešinimo problemas („nepatogu dirbti“, „nėra to, ko man reikia“) taip pat dažnai galima nesudėtingai išspręsti, perskirsčius darbus, pakoregavus procesus ir panaudojus motyvacines priemones. Beje, tai taip pat pokyčiai, ir juos mes taip pat stengiamės įvardinti ir rekomenduoti.
Tikrosios priežastys informacinių sistemų keitimui geriausiai nustatomos, įvardinus svarbiausius esamus arba numatomus netolimoje ateityje diegti verslo procesus ir jų atspindėjimą esamoje sistemoje. Jei yra labai aiškūs verslo procesai ar jų fragmentai, kurių esama sistema nepadengia iš esmės, tai yra labai rimtas pagrindas galvoti apie naują sistemą. Pavyzdžiui, jei garantinį aptarnavimą teikianti įmonė neturi priemonių efektyviai valdyti garantinio aptarnavimo sutarčių, kaštų ir remontui naudojamų atsarginių dalių, arba jei mažmeninė įmonė įsigyja prekes daugiausiai konsignacijos pagrindais, bet esama verslo valdymo sistema nepalaiko tokio metodo – tai aiškūs motyvai sistemos keitimui.
Jei yra aiškus poreikis informacinės sistemos keitimui, tai beveik visada apytikrę diegimo apimtį galima nuspėti – tiek pinigais, tiek terminais, tiek vidiniais resursais. Prieš žengiant toliau būtina apsispręsti, ar projektui atsiras finansavimas. Jei taip, tai antras klausimas yra – ar tikrai įmonės viduje atsiras „projekto variklių“, kurie ne tik galės skirti pakankamai laiko, ne tik bus geri įmonės veiklos žinovai, bet ir bus pakankamai kompetentingi tam, kad iš esmės pagerintų būsimuosius procesus pagal „geriausias praktikas“, atnešamas informacinių technologijų. Juk iš esmės nėra informacinių technologijų, yra tik verslo projektai, kurie realizuojami IT priemonėmis. Ir naivu yra tikėtis, kad viską darydami „kaip anksčiau“, tik su „geresne“ sistema, pasieksime kitą, geresnį rezultatą.
Jei pokyčiai vis tik būtini, toliau būtina įvertinti įmonės galimybes. Informacinių sistemų diegimo projektai yra ilgalaikiai ir sekinantys. Net ir su sąlyga, kad sistemų diegėjai darbuosis kokybiškai, įmonės viduje diegimas pareikalaus daug darbo valandų. Dažniausiai tai kertiniai verslo dalyviai, kurie turi begalę tiesioginių pareigų, kurios negali būti atidedamos. Todėl būtina, kad įmonės vadovybė ne tik pritartų pokyčiams, bet ir suteiktų diegimo projektui aukščiausią prioritetą. Taip, taip – projekto dalyviams toks projektas turi būti svarbesnis už tiesiogines pareigas ! Tik su tokia nuostata galima žengti toliau. Be to, būtina įvertinti kitus jau vykstančius ar greit vyksiančius pokyčius, pavyzdžiui, įmonės reorganizaciją, naujos veiklos pradžią, kitas diegiamas sistemas. Kadangi IS diegimo projektai yra ilgalaikiai, tai tokie faktoriai kaip veiklos sezoniškumas turi mažesnę įtaką, bet į juos taip pat reikėtų atsižvelgti.
Be šios sąlygos projektas niekada nebus sėkmingas. Būtina nepamiršti, kad bet koks didesnis informacinės sistemos keitimas neprasideda ir nesibaigia IT skyriuje. Jis paliečia kone kiekvieną darbuotoją. Todėl reikalingas – nepabijokime aštresnio žodžio – tam tikras “spaudimas iš viršaus”, kuris neleistų išsikeroti pasipriešinimui pokyčiams – o tai įvyksta labai greitai !
Sistemos keitimas didesnėje įmonėje yra ženkli investicija. Kaip ir kiekvienai didesnei investicijai, reikia vertinti tiek investuojamas lėšas, tiek laukiamą ekonominę naudą. Vertinant kaštus, derėtų įvertinti ne tik aiškius kaštus programinei įrangai įsigyti ar diegimo paslaugoms pirkti, bet ir „paslėptus“ kaštus, tokius kaip įmonės darbuotojų laikas sistemai įsisavinti. Dar sunkiau įvertinti ekonominę būsimos sistemos naudą, bet tai taip pat galima ir būtina daryti. Analizės rezultatas parodys investicijos į VVS atsiperkamumą ir padės apsispręsti.
Atlikus informacinių technologijų auditą, paprastai aiškėja išvados, ką būtina keisti iš esmės. Tačiau norai ir galimybės ne visada sutampa. Patartina atlikti galimybių studiją ir įvertinti įmonės pasirengimą pokyčiams. Tai atsakymai į penkis svarbiausius klausimus:
- Ar yra aiškios priežastys esminiams informacinių sistemų pokyčiams ?
- Ar užtenka resursų ir kompetencijos ?
- Ar dabar tinkamas laikas pokyčiams ?
- Ar yra pakankamas projekto rėmimas iš aukščiausios vadovybės pusės ?
- Koks yra kaštų-naudos analizės rezultatas ?
Šis klausimas tik iš pirmo žvilgsnio atrodo trivialus. Iš tiesų viskas ne taip paprasta. Nepasitenkinimas esamomis sistemomis gali kilti dėl įvairiausių priežasčių. Lygiai taip pat įvairūs yra ir problemų sprendimo būdai. Technologinės problemos, pavyzdžiui, greitaveika, kartais gali būti sėkmingai išspręstos atnaujinus aparatūrinę įrangą arba pritaikius tam tikras priemones esamoje sistemoje (pavyzdžiui, duomenų archyvavimą arba ataskaitų vykdymo perkėlimą į naktį). Blogo sistemos aptarnavimo bėdas galima išspręsti, pakeitus aptarnavimo paslaugos tiekėją arba tinkamai sureguliavus santykius su esamu. Vartotojų pasipriešinimo problemas („nepatogu dirbti“, „nėra to, ko man reikia“) taip pat dažnai galima nesudėtingai išspręsti, perskirsčius darbus, pakoregavus procesus ir panaudojus motyvacines priemones. Beje, tai taip pat pokyčiai, ir juos mes taip pat stengiamės įvardinti ir rekomenduoti.
Tikrosios priežastys informacinių sistemų keitimui geriausiai nustatomos, įvardinus svarbiausius esamus arba numatomus netolimoje ateityje diegti verslo procesus ir jų atspindėjimą esamoje sistemoje. Jei yra labai aiškūs verslo procesai ar jų fragmentai, kurių esama sistema nepadengia iš esmės, tai yra labai rimtas pagrindas galvoti apie naują sistemą. Pavyzdžiui, jei garantinį aptarnavimą teikianti įmonė neturi priemonių efektyviai valdyti garantinio aptarnavimo sutarčių, kaštų ir remontui naudojamų atsarginių dalių, arba jei mažmeninė įmonė įsigyja prekes daugiausiai konsignacijos pagrindais, bet esama verslo valdymo sistema nepalaiko tokio metodo – tai aiškūs motyvai sistemos keitimui.
Jei yra aiškus poreikis informacinės sistemos keitimui, tai beveik visada apytikrę diegimo apimtį galima nuspėti – tiek pinigais, tiek terminais, tiek vidiniais resursais. Prieš žengiant toliau būtina apsispręsti, ar projektui atsiras finansavimas. Jei taip, tai antras klausimas yra – ar tikrai įmonės viduje atsiras „projekto variklių“, kurie ne tik galės skirti pakankamai laiko, ne tik bus geri įmonės veiklos žinovai, bet ir bus pakankamai kompetentingi tam, kad iš esmės pagerintų būsimuosius procesus pagal „geriausias praktikas“, atnešamas informacinių technologijų. Juk iš esmės nėra informacinių technologijų, yra tik verslo projektai, kurie realizuojami IT priemonėmis. Ir naivu yra tikėtis, kad viską darydami „kaip anksčiau“, tik su „geresne“ sistema, pasieksime kitą, geresnį rezultatą.
Jei pokyčiai vis tik būtini, toliau būtina įvertinti įmonės galimybes. Informacinių sistemų diegimo projektai yra ilgalaikiai ir sekinantys. Net ir su sąlyga, kad sistemų diegėjai darbuosis kokybiškai, įmonės viduje diegimas pareikalaus daug darbo valandų. Dažniausiai tai kertiniai verslo dalyviai, kurie turi begalę tiesioginių pareigų, kurios negali būti atidedamos. Todėl būtina, kad įmonės vadovybė ne tik pritartų pokyčiams, bet ir suteiktų diegimo projektui aukščiausią prioritetą. Taip, taip – projekto dalyviams toks projektas turi būti svarbesnis už tiesiogines pareigas ! Tik su tokia nuostata galima žengti toliau. Be to, būtina įvertinti kitus jau vykstančius ar greit vyksiančius pokyčius, pavyzdžiui, įmonės reorganizaciją, naujos veiklos pradžią, kitas diegiamas sistemas. Kadangi IS diegimo projektai yra ilgalaikiai, tai tokie faktoriai kaip veiklos sezoniškumas turi mažesnę įtaką, bet į juos taip pat reikėtų atsižvelgti.
Be šios sąlygos projektas niekada nebus sėkmingas. Būtina nepamiršti, kad bet koks didesnis informacinės sistemos keitimas neprasideda ir nesibaigia IT skyriuje. Jis paliečia kone kiekvieną darbuotoją. Todėl reikalingas – nepabijokime aštresnio žodžio – tam tikras “spaudimas iš viršaus”, kuris neleistų išsikeroti pasipriešinimui pokyčiams – o tai įvyksta labai greitai !
Sistemos keitimas didesnėje įmonėje yra ženkli investicija. Kaip ir kiekvienai didesnei investicijai, reikia vertinti tiek investuojamas lėšas, tiek laukiamą ekonominę naudą. Vertinant kaštus, derėtų įvertinti ne tik aiškius kaštus programinei įrangai įsigyti ar diegimo paslaugoms pirkti, bet ir „paslėptus“ kaštus, tokius kaip įmonės darbuotojų laikas sistemai įsisavinti. Dar sunkiau įvertinti ekonominę būsimos sistemos naudą, bet tai taip pat galima ir būtina daryti. Analizės rezultatas parodys investicijos į VVS atsiperkamumą ir padės apsispręsti.